Seinäjoen keskussairaalan hoitohenkilöstön arki sujuu Lifecare Resurssien Optimoinnin ansiosta

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen ja Tietoevry Caren yhteisen määrittely- ja kehitysprojektin jälkeen Lifecare Resurssien Optimointi -ratkaisu otettiin käyttöön ensimmäisillä poliklinikoilla toukokuussa 2024. 

”Hyvinvointialueemme resurssisuunnittelu oli pitkälti manuaalista ja aikaavievää, kun eri järjestelmistä kerättiin tietoja muistilappuihin ja Excel-taulukoihin. Teimme laajan kartoituksen ja kehittämisohjelman, jossa analysoimme pitkän tähtäimen toimenpiteet ja niiden vaikutuksen resurssisuunnitteluun. Tavoitteena oli keventää suunnittelijoiden aivokuormaa ja muutakin työmäärää toimintojen automatisoimisen avulla, ja Tietoevry Caren ratkaisu sopi tähän tavoitteeseen”, kertoo tuotannonohjauksen ICT-kehityspäällikkö Marjo Patana. 

Järjestelmää kehitetään tiiviissä yhteistyössä 

”Järjestelmän käyttöönottoa kehitettiin yhteistyössä erityyppisten poliklinikoiden kanssa, joiden koko ja osaamisalueet vaihtelivat, kuten kirurgia, ortopedia ja urologia. Olen iloinen, että saimme osastonhoitajat kiinnostumaan hyvin hankkeesta ja siihen liittyvästä kehitystyöstä”, sanoo sote-sovelluspalvelupäällikkö Tytti Valli.  

Patana kertoo, että käyttöönotossa suurin työ on taustatietojen syöttämisessä.  

”Ensin kirjataan yksikön parametrit: henkilöstö, osaamiset, työajat, tilat, palveluiden määrittely ja mitä ne tarvitsevat. Kun tämä on tehty kertaalleen, toteutetaan palvelusuunnitelma yleensä kolmeksi viikoksi. Palvelu, tila ja resurssit sovitetaan yhteen, ja jos määritykset ovat kunnossa, työ voidaan automatisoida. Osastonhoitajalle jää suunnitelman tarkistus ja mahdollisten muutosten, kuten koulutuksien, poissaoloilmoituksien ja lomien lisääminen ennen hyväksymistä ja julkaisua. Tällä hetkellä viikkosuunnitelma tulostetaan vielä työntekijöille nähtäväksi, mutta odotamme syksyllä 2025 tulevaa mobiilikäyttöliittymää, jolloin jokainen näkee suunnitelman puhelimestaan”, Patana selittää.   

Järjestelmän listalle voi syöttää myös esimerkiksi vakiopalaverit ja koulutukset, mikä helpottaa viestintää ja vähentää sähköpostitulvaa. Lääkärit näkevät huoneen ja hoitajan listalta, ja myös fysioterapeutit pysyvät selvillä siitä, mitä poliklinikalla tapahtuu ja voivat suunnitella omat tehtävänsä. Arjen ennakoitavuus paranee ja yllättäviä tilanteita voidaan välttää paremmin, mikä taas näkyy potilaalle selkeämpänä ja yhtenäisenä hoitopolkuna.  

Järjestelmän kehittämisessä on tehty tiivistä yhteistyötä hyvinvointialueen projektiryhmän ja Tietoevry Caren asiantuntijoiden välillä. Sekä Valli että Patana ovat tyytyväisiä keskustelevaan ja kuuntelevaan yhteistyöhön. Kysymyksiin on saatu nopeasti vastauksia, ja sovelluskehitykseen on löydetty systemaattiset käytännöt. 

”Molemmat osapuolet ovat oppineet tämän vuoden aikana, ja nykyiset käyttöönotot ovat jo rutiininomaisia ja automaattisia. Rutinoidumme koko ajan enemmän, ja tiedämme parhaat omat käytännöt ja mitä järjestelmältä vaaditaan, että onnistumme”, Patana kertoo. 

”Yhteistyömme on ollut hyvää, ja Tietoevry Caren asiantuntijat ovat ratkaisseet haasteet nopeasti, mikä on ehdoton plussa. Suosittelen Lifecare Resurssien Optimointia ilman muuta muillekin hyvinvointialueille. Toiset järjestelmät kuormittavat, toiset taas helpottavat arkea, ja tämä kuuluu jälkimmäisiin”, sanoo osastonhoitaja Sami Penttilä, joka työskentelee Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen kirurgian ja ortopedian poliklinikoilla.  

Aikaa vapautuu potilastyöhön ja henkilöstön johtamiseen 

Haastateltavat kertovat saaneensa uudelta ratkaisulta hyvin konkreettisia hyötyjä ja positiivista palautetta. Tilanne on kaikille paljon selkeämpi, kun Exceleistä ja käsin kirjoitetuista papereista on päästy eroon. 

”Kun iso pohjatyö on saatu kerran tehtyä, on työmäärä keventynyt huomattavasti. Viikon resurssisijoittelu vei useita tunteja, kun tietoja siirrettiin monista eri järjestelmistä. Nyt koko prosessi vie enintään puoli tuntia per poliklinikka. Odotan myös innolla paperin korvaavaa mobiililaitetta, jolta kaikki pääsevät näkemään listat”, Penttilä kertoo. 

Penttilä kehuu myös käyttöjärjestelmää: 

”Uutena osastonhoitajana voin todeta, että tämä on yksi selkeimmistä ratkaisuista mitä olen nähnyt. Se on helppokäyttöinen ja antaa selkeän näkymän poliklinikan tilanteeseen, minkä lisäksi kaikilla käyttäjillä on samat tiedot käytössään. Tämä sopii hyvin nykytyöyhteisöön, jossa osastonhoitajilla on paljon poliklinikoita ja he tekevät sijaisuuksia, jolloin heillä ei ole valmiita taustatietoja kaikista poliklinikoista.”  

Sotesektorilla päivittäinen johtaminen vaatii aikaa, ja esihenkilön pitää olla läsnä henkilöstön arjessa. Ratkaisun käyttöönoton myötä osastonhoitaja pystyy keskittymään tärkeisiin asioihin eli henkilöstön ja muutoksen johtamiseen, kun aikaa ei kulu koneen näpyttelyyn. 

Lisää ominaisuuksia tulossa

”Ratkaisu on kehittynyt huomattavasti ja siinä on pääsääntöisesti kaikki vaatimusmäärittelyiden mukaiset toiminnot, joten voimme toteuttaa nyt laajentamissuunnitelmia vauhdilla. Tavoitteenamme on, että ratkaisu palvelee hyvin mahdollisimman monia, erilaisia poliklinikoita ja että vuoden 2025 lopussa sitä käyttää 10 poliklinikkaa. Ratkaisua pitäisi laajentaa lisäksi eri henkilöstöryhmiin, kuten fysioterapeutteihin, ja myös perusterveydenhoito olisi tarkoitus saada myöhemmin mukaan”, kertoo Valli. 

Sovelluskehitystä ja uusia toiminnallisuuksia tarvitaan edelleen, sanoo Tommi Koistinen, Lifecare Resurssien Optimoinnin tuoteomistaja:  

”Meillä on selkeät suunnitelmat ratkaisukokonaisuuden jatkokehittämisestä. Portfoliossa on paljon osa-alueita, joihin voidaan rakentaa lisää ominaisuuksia, kuten ennusteet, sijoittelun optimointi ja päätöksenteon tuki. Keskusteluissamme hyvinvointialueiden kanssa on tullut selväksi, että kaikki näkevät toimintojen tehostamisen ja kustannussäästöjen tarpeen, ja meidän ratkaisujemme avulla tilannetta voi helpottaa.” 

Tutustu  

Lifecare Resurssien Optimointiin  
Resurssikeskeisestä palvelukeskeiseen suunnitteluun