Slik kan norsk helsevesen planlegge enklere og bedre
Helsepersonell er en knapp ressurs og de økonomiske rammene blir stadig strammere. I denne situasjonen blir planlegging i helsetjenesten avgjørende.
Hvordan kan vi sikre at rett person, rett rom og rett utstyr er tilgjengelig – akkurat når pasienten trenger det?
Svaret ligger i en overgang fra å planlegge basert på tilgjengelige ressurser til å se på behovet i ulike pasientgrupper og planlegge deretter. I stedet for å starte med hva som er tilgjengelig av ressurser, starter man med hva man faktisk skal oppnå – reduksjon i ventelister og bedre prioritering av de ulike pasientgruppene. Denne overgangen fra ressursbasert til behovsbasert planlegging er grunnlaget for Lifecare Ressursoptimalisering, en løsning som allerede er i bruk i Norge og Finland, og som gir store gevinster i både pasientopplevelse, arbeidsmiljø, kvalitet og kostnader.
Utfordringsbildet i Norge
- Lange ventelister, og pasienter som opplever uforutsigbarhet i behandlingstilbudet.
- Helsepersonell mangler forutsigbarhet i arbeidshverdagen og opplever økende stress.
- Arbeidsmiljøloven og kollektive avtaler er komplekse, og krevende å håndtere manuelt.
- Budsjettpress gjør det nødvendig å bruke ressurser smartere.
Dette er utfordringer som er krevende å løse med manuelle systemer. Papirlister, Excel-ark, enkeltlederes hukommelse og telefonsamtaler må erstattes av digitale verktøy som gir oversikt, samordning og fleksibilitet.
Fra ressursbasert til behovsbasert planlegging
Tradisjonelt har planlegging i helsevesenet startet med tilgjengelige ressurser: Hvor mange leger, sykepleiere eller rom finnes neste uke? Dette kalles ressursbasert planlegging. Men resultatet blir ofte fragmentert og lite fleksibelt.
Behovesbasert planlegging starter i stedet med målene: Hvordan prioriteres ventelistene, hvor mange pasienter skal behandles, hvilke operasjoner skal gjennomføres, og hvilke tjenester skal leveres? Deretter matches ressursene for å nå disse målene. Denne tilnærmingen gir mer realistiske planer, bedre forutsigbarhet og høyere kvalitet i pasientbehandlingen.
Fra fragmenterte prosesser til en samlet plattform
Mye av planleggingen i helsevesenet skjer fortsatt i ulike systemer, regneark eller til og med på papir. Lifecare Ressursoptimalisering er utviklet for å samle disse prosessene i én helhetlig digital plattform, slik at både ledere og ansatte får bedre oversikt, mer forutsigbarhet og mer tid til pasientene.
Løsningen består av tre moduler som kan tas i bruk enkeltvis eller i kombinasjon:
- Lifecare Produksjonsplanlegging – gjør det mulig å sette tydelige produksjonsmål, koble dem til kapasitet og budsjett, og teste ulike scenarier.
- Lifecare Bemanningsplanlegging – digitaliserer vaktplanlegging, fraværsoppfølging og vikarbruk, samtidig som lovverk og avtaler automatisk følges.
- Lifecare Tjenesteplanlegging – gir bedre utnyttelse av rom, utstyr og fasiliteter gjennom enkle og visuelle kalendervisninger.
Kundehistorie: Helse Midt-Norge
Før: Avdelingsledere brukte papirlister og telefoner for å fylle vakter på syv sykehus og psykiatriske enheter. Ingen sanntidsoversikt over bemanning, vikarbruk eller regelverk.
Løsning: Sammen med Tietoevry Care tok Helse Midt-Norge i bruk Lifecare Bemanningsplanlegging for 22 000 ansatte. Systemet ble integrert med HR og lønn, og ga mobil selvbetjening til ansatte.
Resultater:
- Avdelingsledere sparer opptil 1,5 time per dag.
- Etterlevelse av arbeidsmiljøloven sikres automatisk.
- Ansatte kan selv håndtere vakter og fravær.
- Mer rettferdig og transparent planlegging.
«“Avdelingsledere sparer opptil 1,5 time per dag,” sier ledelsen ved Helse Midt-Norge, etter at de tok i bruk Lifecare Bemanningsplanlegging
Les hele kundehistorien med Helse Midt-Norge her
Kundehistorie: Seinäjoki sentralsykehus
Før: Poliklinikker ved Seinäjoki sentralsykehus i Finland brukte flere timer per uke på manuell planlegging med Excel.
Løsning: Lifecare Tjenesteplanlegging ble innført på tre klinikker, med tydelig definering av ressurser og behov.
Resultater:
- Ukentlig planlegging redusert til 30 minutter per klinikk.
- Bedre utnyttelse av rom og ressurser.
- Mer forutsigbar arbeidshverdag.
«Ukentlig planlegging som før tok flere timer, tar nå kun ca. 30 minutter per klinikk,» rapporterer Seinäjoki sentralsjukehus.
Les hele kundehistorien med Seinäjoki sentralsykehus her
Ledelses- og styringsperspektiv
Behovsbasert planlegging gir helseforetak og regionale myndigheter et helt nytt nivå av styringsdata. Når produksjonsmål defineres tydelig og kobles direkte til kapasitet og budsjett, får ledelsen en langt bedre forståelse av sammenhengen mellom ressursbruk og faktisk aktivitet. Dette gjør det mulig å planlegge realistisk, prioritere riktigere og reagere raskere på endrede behov i befolkningen.
Arbeidsmiljø og personalperspektiv
For ansatte gir behovsbasert planlegging en mer strukturert og forutsigbar arbeidshverdag. Når planleggingen tar utgangspunkt i tydelige produksjonsmål, blir det enklere å fordele vakter og oppgaver på en rettferdig måte. Dette bidrar til at arbeidsbelastningen fordeles jevnere, og at uforutsette endringer håndteres mer smidig.
I tillegg reduseres mengden manuell koordinering og dobbeltarbeid. Mobil selvbetjening gjør at ansatte selv kan håndtere vaktbytter, fravær og forespørsler – uten å gå via nærmeste leder. Det skaper større grad av medbestemmelse og kontroll over egen arbeidssituasjon. Summen er lavere stressnivå, høyere trivsel og et arbeidsmiljø hvor helsepersonell kan bruke mer tid på pasientene og mindre på administrasjon
|
Lifecare Bemanningsplanlegging gir ansatte bedre kontroll over arbeidshverdagen gjennom digitale verktøy og mobil selvbetjening.
|
Sjekkliste: 10 steg for å lykkes
- Kartlegg dagens prosesser – identifiser manuelle rutiner og flaskehalser.
- Dokumenter tidsbruk og kostnader – få oversikt over hvor ressursene forsvinner.
- Definer produksjonsmål – hva skal leveres av behandling og tjenester?
- Involver ledelse og ansatte – forankring er avgjørende for suksess.
- Velg modul å starte med – f.eks. Lifecare Tjenesteplanlegging.
- Sikre integrasjon – koble løsningen til HR, lønn og pasientsystemer.
- Gjennomfør pilot – test på én avdeling eller klinikk først.
- Mål gevinster – tid spart, bedre etterlevelse, økt forutsigbarhet.
- Skaler opp – rull ut til flere avdelinger og moduler.
- Evaluer og forbedre – bruk data til kontinuerlig optimalisering.
Konklusjon
Overgangen fra ressursbasert til behovsbasert planlegging er en nødvendig modernisering av norsk helsevesen. Med behovsbasert planlegging kan norsk helsevesen møte fremtidens krav. Kortere ventelister, bedre utnyttelse av ressurser og lavere kostnader skaper et mer bærekraftig system. Samtidig gir det ansatte en mer forutsigbar og trygg arbeidshverdag, og pasientene en bedre opplevelse. Med Lifecare Ressursoptimalisering har vi allerede sett at både store helseforetak og mindre klinikker kan hente ut store gevinster. Norsk helsetjeneste har muligheten til å lede an – og sikre en helsetjeneste som er bærekraftig, effektiv og pasientnær.
Ønsker du å vite mer om våre løsninger for ressursplanlegging? Send oss en e-post her
SKREVET AV
Customer Manager
