Bruker KI til å høyne kvaliteten i arbeidet med å kontrollere dokumentene som publiseres

Lillestrøm kommune benytter kunstig intelligens for å løse konkrete problemer som sikre åpenhet og ivareta personvern . Dette bidrar til å styrke lokaldemokratiet og tilliten.

KI innkjøpsguide for offentlig sektor

Sebastian Reichmann

Head of AI & Insights, Tietoevry Industry, Public 360°

Utfordringen

Gjennomsnittlig går kommunen igjennom 800 inn- og utgående dokumenter hver dag. 800 dokumenter som kan ha mange sider og flerfoldige vedlegg som også må sjekkes. Lillestrøm kommune tok selv kontakt med TietoEvry og ba om råd fordi de fikk erfare at de ikke 100 % klarte å forhindre at uønsket informasjon ble offentliggjort. Kommunen fikk høsten 2021 erfare hva som er de verst tenkelige konsekvensene av fulltekstpublisering av dokumenter på postlista. Til tross for at dokumentene blir kvalitetssikret i tre ledd før de publiseres, ble det publisert dokumenter med taushetsbelagt informasjon.

Løsningen

Det er mye å sjekke! Lillestrøm innser at med de dokumentasjonsmengdene man har i dag i en stor kommune, så kommer den menneskelige hjerne til kort. Kommunen trenger en ny kollega – en med bedre hjernekapasitet enn oss mennesker, en arkivinspektør som ikke blir sliten eller blind etter å ha sjekket dokumenter hele formiddagen. Lillestrøm mener de har to valg: enten å slutte å fulltekstpublisere, eller publisere færre dokumenter enn i dag, eller å tørre å stole på at kunstig intelligens kan høyne kvaliteten i arbeidet med å kontrollere dokumentene som publiseres.

Om kunden

Lillestrøm kommune er Norges 9. største kommune med over 88 000 innbyggere. Den nye storkommunen på Romerike har bestemt seg for at innbyggernes innsynsmuligheter i kommunens virksomhet skal være best mulig. Dette har blant annet ført til at kommunen legger ut nesten all inngående og utgående post som klikkbare og nedlastbare dokumenter på sin nettside.

Tørre å stole på kunstig intelligens

Høyner kvaliteten i arbeidet med å kontrollere dokumentene før de skal publiseres.

Automatisk analyse

Analysen skjer full automatisert, men løsningen er lagt opp til å støtte menneskelig etterkontroll istedenfor automatisert skjerming.

Et trygt og godt personvern

Med et stadig økende volum av dokumenter som skal sjekkes, blir den menneskelige kontrollen ikke trygg nok. En ekstra digital medarbeider er blitt en del av løsningen.

Pilotprosjektet som vi deltok i er et viktig stykke arbeid. Og jeg er stolt av at dette første ordentlig KI-prosjektet som Lillestrøm kommune deltok i – er innenfor arkiv.

Synnøve Standal

Seksjonssjef, Dokumentasjonssenteret Digitaliseringsavdelingen, Lilestrøm kommune.

Hva ønsker Lillestrøm å få ut av prosjektet, hvilke problemer skal løses og hvilken verdi vil det få om vi lykkes?

Video is blocked

You need to change your cookie settings to watch this video. Click here and allow Targeting cookies.

En KI-løsning utviklet med tanke på behovet til de ansatte og innbyggerne

KI bør støtte ansatte, ikke erstatte dem, og i tillegg forbedre offentlige tjenester på måter som samsvarer med faktiske behov. Vi jobber sammen med våre kunder når vi utvikler KI-løsninger. Sammen med Dokumnetasjonssenteret i Lillestrøm kommune har vi jobbet med det vi kaller innebygd intelligens, det betyr at vi integrerer funksjoner direkte i standard Public 360° produktet og brukeromgivelsene slik at det er enkelt å bruke for de eksisterende brukerene av løsningen og at de hele tiden har full kontroll på hva som skjer i systemet. For organisasjonen betyr det at man kan dra nytte av teknologi innovasjon uten økt risiko og kost for ny infrastruktur eller lange implementeringsprosjekter.

Menneskelig feil er det vanskelig å gardere seg 100 % mot

Lillestrøm kommune publiserte personsensitive opplysninger på sine hjemmesider ved en feil, og fikk en bot på 300 000 kr. Lillestrøm kommune har bidratt til utvikling av ny teknologi som komme hele bransjen til nytte.

Løsningen er nå i bruk hos 34 offentlige organisasjoner, som inkluderer både lokal forvaltning og statlige organisasjoner. Noe som er viktig for oss å nevne er at produktet har blitt bygget med stor medvirkning fra våre kunder og spesielt Lillestrøm kommune, når det gjelder 360° Archive Inspector.

Sebastian Reichmann som leder Public 360° sin AI & Insights enhet i Tietoevry Industry. (2025)

Les hva Lillestrøm kommune sier om prosjektet på sine hjemmesider.

360° Archive Inspector – støtter åpenhet og beskyttelse av personvern utviklet med en trygg og etisk bruk av KI

300 000 ansatte i offentlig sektor i Norden bruker Public 360° hver dag til saksbehandling og arkivhåndtering.
Med AI-drevne 360° Archive Inspector er Tietoevry Public 360° en pioner i trygg og etisk bruk av kunstig intelligens i offentlige institusjoner.
Med innebygd personvern analyser dannes det et grunnlag for større åpenhet og transparens, samtidig som innbyggernes personvern ivaretas fullt ut for mer en 400.000 norske borgere i 2025

Ønsker du å vite mer, kan du ta kontakt med Sebastian Reichmann som leder Public 360° sin AI & Insights enhet i Tietoevry Industry.

Ta kontakt med Sebastian

Samarbeidet med Tietoevry har vært helt utmerket i dette pilotprosjektet så langt. Jeg tror Tietoevry trenger modige kunder som er villig til å dele sin innsikt og være åpen om sine behov for å kunne drive oss og leverandørene fremover i arbeidet med å lage gode løsninger.

Synnøve Standal

Seksjonssjef, Dokumentasjonssenteret Digitaliseringsavdelingen