Från post-it-lappar till precisionsplanering: Centralsjukhuset i Seinäjoki i Finland effektiviserar administrationen med Lifecare Resource Optimization

Efter ett gemensamt specifikations- och utvecklingsprojekt mellan Södra Österbottens välfärdsområde och Tietoevry Care implementerades Lifecare Resource Optimization-lösningen på välfärdsområdets första öppenvårdsmottagningar i maj 2024.

"Resursplaneringen i välfärdsområdet var till stor del manuell och tidskrävande, med information som samlades in från olika system till post-it-lappar och Excel-ark. I vårt omfattande utvecklingsprogram analyserade vi långsiktiga åtgärder och deras påverkan på resursplaneringen. Målet var att minska planeringspersonalens kognitiva belastning och totala arbetsbelastning genom att automatisera verksamheten. Tietoevry Cares lösning passade bra för det behovet", säger Marjo Patana, ICT-utvecklingschef för produktionsstyrning vid Södra Österbottens välfärdsområde.   

Lösningen är utvecklad i nära samarbete

"Implementeringen av Lifecare Resource Optimization planerades i samarbete med olika öppenvårdskliniker, vars storlek och kompetensområden varierade från kirurgi till ortopedi och urologi. Jag är mycket nöjd med att vi lyckats engagera avdelningssköterskorna i det här projektet och det övergripande utvecklingsarbetet. I projektet deltog också representanter för personal- och lokalförvaltningen", berättar Tytti Valli, chef för social- och hälsovårdsapplikationstjänster vid Södra Österbottens välfärdsområde.   

Patana förklarar att den största uppgiften i implementeringen var att mata in bakgrundsinformationen. 

"Först registreras klinikens parametrar: personal, kompetenser, arbetstider, faciliteter, tjänstedefinitioner och deras krav. När detta är gjort genomförs tjänsteplanen vanligtvis under tre veckor. Tjänsten, anläggningen och resurserna matchas, och om definitionerna stämmer kan arbetet automatiseras. Huvudsköterskan behöver bara granska planen och lägga till eventuella ändringar – till exempel utbildning, frånvaroanmälningar och semestrar – innan den godkänns och publiceras. För närvarande skrivs veckoplanen fortfarande ut så att de anställda kan se den, men vi ser fram emot det mobila gränssnittet hösten 2025", förklarar Patana. 

Lösningen kan också inkludera regelbundna möten och utbildningssessioner, vilket underlättar kommunikationen och minskar e-postöverbelastningen. Läkarna kan se rummet och sjuksköterskan från listan, medan fysioterapeuterna kan hålla sig informerade om vad som händer på polikliniken och planera sina arbetsuppgifter därefter. Förutsägbarheten i det dagliga arbetet förbättras och oväntade situationer kan undvikas. Detta återspeglas i sin tur i tydligare och mer enhetliga vårdförlopp för patienterna. 

Utvecklingen av lösningen har skett i nära samarbete mellan välfärdsområdets projektteam och Tietoevry Cares experter. Både Valli och Patana är nöjda med samarbetet och det lyhörda partnerskapet. Frågorna har besvarats snabbt och systematiska metoder har etablerats för att stödja den pågående applikationsutvecklingen.

"Båda parter har lärt sig mycket under det senaste året. Implementeringar har blivit rutinmässiga och till stor del automatiska. Nu följer vi etablerad bästa praxis och vet vad som krävs för att vi ska lyckas", säger Patana. 

"Vårt samarbete har fungerat bra. Tietoevry Cares experter har löst utmaningar snabbt, vilket är ett klart plus. Jag rekommenderar starkt Lifecare Resource Optimization till de andra välfärdsområdena också. Vissa system är betungande, medan andra underlättar vardagen. Det här hör till det senare", säger Sami Penttilä, som arbetar som avdelningssköterska på kirurgiska och ortopediska polikliniker i Södra Österbotten. 

Mer tid för patientvård och personalhantering

De intervjuade rapporterar om tydliga fördelar och positiv feedback från den nya lösningen. I och med övergången från Excel-ark och handskrivna anteckningar är den övergripande situationen nu mycket tydligare för alla.

"När det stora grundarbetet var klart lättade arbetsbördan avsevärt. Den veckovisa resursallokeringen brukade ta flera timmar, eftersom information överfördes från många olika system. Nu tar hela processen högst en halvtimme per poliklinik. Jag väntar också ivrigt på mobilappen som ersätter papper och penna så att alla kan se listorna", säger Penttilä.

Penttilä berömmer också driftslösningen:  

"Som ny avdelningssköterska kan jag säga att det här är en av de mest okomplicerade lösningarna jag har sett. Det är användarvänligt och ger en tydlig bild av poliklinikens situation, eftersom alla användare har tillgång till samma information. Detta passar bra in i den nuvarande arbetsgemenskapen, där avdelningssköterskorna har många polikliniker och gör vikarier, vilket innebär att de inte har färdig bakgrundsinformation om alla polikliniker". 

Inom social- och hälsovården kräver den dagliga ledningen tid. Cheferna måste vara närvarande i personalens dagliga liv. I och med implementeringen av lösningen kan avdelningssköterskan fokusera på viktiga frågor – som personal och förändringsledning – utan att lägga tid på datorarbete. 

Fler funktioner kommer 

"Lösningen har utvecklats avsevärt och innehåller i allmänhet alla specificerade funktioner, så vi kan nu snabbt genomföra våra expansionsplaner. Välfärdsområdets mål är att lösningen ska betjäna så många olika öppenvårdsmottagningar som möjligt. I slutet av 2025 siktar vi på att ha 10 öppenvårdskliniker som använder lösningen. Vi siktar också på att utvidga det till olika personalgrupper, bland annat fysioterapeuter och primärvården", säger Valli. 

"Det finns fortfarande behov av applikationsutveckling och nya funktioner", säger Tommi Koistinen, Lead Product Manager för Lifecare Resource Optimization: "Vi har tydliga planer för den fortsatta utvecklingen av produkten. Det finns många områden i portföljen där ytterligare funktioner kan byggas, till exempel prognoser, placeringsoptimering och beslutsstöd. I våra diskussioner med välfärdsområdena har det blivit tydligt att alla ser ett behov av effektivisering av verksamheten och kostnadsbesparingar. Våra lösningar kan hjälpa till att underlätta situationen".  

Intresserad av att veta mer?

Lifecare Resource Optimization –  för sammanhållen datadriven planering i vård och omsorg 

Datadriven resursplanering